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Elementos para considerar en la organización de eventos sociales.

La organización de eventos sociales se puede analizar desde el punto de vista del cliente quien organiza su propia actividad o desde el punto de vista del profesional en organización de eventos de un salón de eventos o hotel.

Persona que organiza su propia actividad.

La persona que organiza su propia actividad debe tener en cuenta los siguientes aspectos.

1.Establecer un presupuesto. No se trata solamente de empezar a incurrir en gastos o contratar servicios uno tras otro, se debe crear un presupuesto, para garantizar que el precio que se vaya a pagar por la actividad no supere la cantidad de dinero que la persona tenga para gastar. Al tener un presupuesto la persona puede analizar cuánto dinero paga por cada servicio. Además, se puede establecer un presupuesto secundario cuya función sea en gastos de dinero no considerados inicialmente o futuras eventualidades.

2. Se debe buscar un lugar donde realizar la actividad, ya sea, al aire libre, en un salón de eventos o salón comunal. Se debe hablar con la persona que alquila para saber que incluye, por ejemplo: si incluye mobiliario, horario, hay que dejarlo limpio. Todo esto para evitar tener inconvenientes a futuro o el día de la actividad.

3. La alimentación puede ser realizada por la persona que organiza o se puede contratar a un catering service quienes ya llevan todo preparado y se encargan de servir los alimentos.

4. Se tiene que realizar una lista de invitados para saber cuántas personas son las que participan de la actividad y trabajar bajo ese número.

5. Hay muchos servicios que se deben contratar adicionalmente como discomóvil, decorador, animación, mantelería, entre otros. Los cuales se deben contratar con anticipación, en muchas ocasiones dar un adelanto de dinero. Además lo más importante es cotizar con varias personas para escoger la opción que más se ajuste a las necesidades y presupuesto.

Como se detalla más ampliamente en el articulo https://eventoshdz.com/diferencia-entre-eventos-corporativos-y-sociales/ 

Profesional en organización de eventos sociales de un hotel.

El profesional en organización de eventos sociales considera los mismos aspectos mencionados anteriormente, pero desde un punto de vista diferente. Ya que, al cliente no se le da los precios de cada servicio, sino que se da un solo precio final.

Elementos que debe considerar un profesional en organización de eventos son los siguientes:

1. Primeramente, se deben tener distintos paquetes de eventos sociales (bodas, quince años, té de canastilla, etc.), para facilitar que el cliente tome su decisión. Cada paquete debe indicar que servicios incluye, el precio y el menú.

2. Se debe organizar una visita con el cliente para que este conozca el salón y asegurar que cumple sus necesidades. Esto también ayuda a generar una relación entre el cliente y el organizador.

3. Al tener garantizado que el cliente va a realizar la actividad, se debe solicitar un adelanto para estar seguros de poderle reservar la fecha. Debido a que muchos clientes se interesan, pero no concretan nada.

4. La mayoría de los salones de eventos brindan el servicio de alimentación, por lo cual el organizador debe hablar con el cliente para establecer específicamente que platillos desean, las bebidas, bocadillos etc.

5. También se debe establecer el color de mantelería deseada por el cliente, si fuera posible realizar una muestra de mantelería para que estar seguros de lo que se va a colocar el día de la actividad.

6. Un tema muy importante es establecer un cronograma de actividad, donde el cliente indique a la hora de inicio de la actividad, la hora para servir los tiempos de alimentación, y en qué momento se realizan las distintas actividades (juegos, comparsa, vals).

7. Un organizador de eventos sociales debe tener varios contactos de personas que ofrezcan servicio de Dj, animación, decoración y contratarlos con anticipación, para garantizar que estén disponibles para la fecha de la actividad.

8. Se debe considerar elementos como el montaje del salón, esto se basa en establecer qué tipo de mesas se necesitan, cuál es su ubicación especifica en el salón. También considerar el desmontaje del salón, la cantidad de saloneros que se necesitan dependiendo de la cantidad de personas del evento.

Organizar eventos sociales es un tema complejo y que puede llegar a ser muy abrumador si la persona no tiene conocimiento, dado que debe saber contratar todos los distintos servicios que vaya a necesitar. Por esto se recomienda contratar a un organizador de eventos principalmente de un salón el cual cuente con todos los servicios.

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